Info til ordstyrere
Foto: Landbrugsmedierne
Denne tekst er beregnet på ordstyrere på kongressen. Det er vigtigt, at du læser hele orienteringen grundigt igennem og løser de opgaver, som er beskrevet. Det er første skridt på vejen til at skabe succes for dig selv på kongressen og for alle os, som lytter på.
God arbejdslyst, og tak fordi du har indvilget i at være ordstyrer.
Før kongressen
Kongressen afvikles med en række parallelle møder, som giver hver enkelt deltager mulighed for at sammensætte sit helt personlige program efter interesseområder. Formen på mødet være aftalt anderledes end standardbeskrivelsen nedenfor. Er det tilfældet, så gælder den aftale, du har indgået med den ansvarlige fra arrangørerne.
I programmet kan du se, hvor længe møderne varer. Oftest afvikles mødet med to gange 20 minutters oplæg efterfulgt af ca. 50 minutters diskussion.
Egen tilmelding – vigtigt
For at du kan deltage i andre dele af kongressen end i det møde, du er ordstyrer, vil vi bede dig om at tilmelde dig kongressen. Det sker via tilmeldingslink i e-mail til dig fra kongressekretariatet. Ved tilmelding skal du vælge kategorien oplægsholder/ordstyrer. Det er også her, at du vælger, om du ønsker at deltage en ekstra dag – ud over den dag, du er oplægsholder.
Overnatning
Hvis du ønsker at overnatte i forbindelse med kongressen, skal du også selv booke et værelse - med mindre andet er aftalt. Du kan bestille overnatning via tilmeldingslink i e-mail til dig fra kongressekretariatet. Overnatning er for egen regning – og skal afregnes med Vingsted hotel & konferencecenter ved ankomst.
Kontakt til oplægsholdere
Inden kongressen bedes du kontakte de oplægsholdere, som indgår i dit møde. Du kan i programmet se, hvem vi har bedt om at holde oplæg. Det er muligt at få adresse og telefonnummer på oplægsholderne hos sekretariatet.
Hvis det ikke lykkes at kontakte dine oplægsholdere inden kongressen, vil vi bede dig sørge for at være i lokalet mindst 10 minutter før start. Her bedes du give dig tilkende overfor oplægsholderne og sammen kan I aftale det sidste sammen.
På hjemmesiden kan du læse de sammendrag fra oplægsholderne, som er sendt ind. De kan bruges som et godt grundlag til at planlægge din introduktion af mødets oplægsholdere.
Teknik
Der vil være overheadprojektor samt storskærme med tilhørende pc i alle lokaler. Hvis der er brug for andre hjælpemidler f.eks. diasfremviser, vil vi bedre dig om at give os besked.
Det vil være fint, hvis du inden mødet bruger ti minutter på at tjekke, at lokalet er klart, og oplægsholderne er parate.
Under mødet
Som ordstyrer skal du først og fremmeste sikre, at mødet forløber, som det skal inden for den givne tidsramme. Det er vigtigt i forhold til det øvrige program, at sluttidspunktet ikke bliver overskredet.
I visse lokaler kan der være behov for at bruge mikrofon til oplægget. Det skal du sørge for med hjælp fra kongrescentrets tekniske personale. Sekretariatet kan stille med folk til at bære mikrofoner rundt, når der er afsluttende debat.
Vi forventer, at ordstyreren indleder mødet ved at byde velkommen og fortælle om dagens tema. På pc'en i lokalet vil være en PowerPoint præsentation med titlen på mødet samt oplægsholderne, som du kan bruge til din introduktion.
Derefter vil oplægsholderne holde deres oplæg. Undervejs skal du sørge for, at tiden nøje overholdes og at få samlet op efter hvert oplæg - hvis der f.eks. er afklarende spørgsmål. Det er meget vigtigt, at tiderne for oplæggene overholdes. I slutningen af hvert enkelt oplæg skal der afsættes kort tid (1-3 minutter) til et par opklarende spørgsmål.
En fælles diskussion skal afslutte mødet. Du bedes sørge for at samle op på spørgsmål fra tilhørerne, der skal have fornemmelsen af at indgå ligeværdigt i diskussionen. Omvendt er det vigtigt, at ikke enkelte tilhørere lægger beslag på al debattiden.
Kniber det med at komme i gang med diskussionen, kan du stille det indledende spørgsmål.
Til slut i mødet vil vi bede dig om at markere, at mødet er slut, og i den forbindelse bedes du overrække en lille gave til oplægsholderne samt til dig selv. Gaverne er placeret i de enkelte mødelokaler af sekretariatet.
Videooptagelse
Vi vil optage video under visse af møderne. De redigerede optagelser kan man dernæst se via kongressens websted.
Har du yderligere spørgsmål, så bedes du kontakte din kontaktperson i arbejdsgruppen. Du kan se, hvem der har ansvaret for hvilke møder her
her.
Bemærk, at aftalen omkring din medvirken på kongressen er under forudsætning af godkendelse fra NaturErhvervstyrelsen. |
